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Agenda Base élèves 1er degré

La Base élèves Premier degré permet la gestion et le suivi des élèves, depuis la maternelle jusqu'à la classe de CM2. Nous vous proposons ici plusieurs supports, qui faciliteront la prise en main de cet outil et vous permettront de répondre à vos besoins en fonction des différentes périodes de l'année scolaire.

Le signe * signale des opérations non obligatoires mais qui sont rendues possibles par l'application.

Pour en savoir plus sur cet outil, vous pouvez vous reporter à la page qui lui est consacré sur le site du ministère de l'Éducation nationale.

Retour à Directeurs d'école

Tout au long de l'année

Admission individuelle: Attention : il ne faut procéder à l’admission définitive que lorsqu'on est sûr des 5 critères nécessaires à l'attribution de l'INE (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance).
Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions.

Radiation individuelle: L’enregistrement immédiat de la radiation d’un élève qui a quitté l’école est obligatoire afin de libérer son dossier pour une autre école.
Menu bleu/Élèves/Radiation.

* Édition de la liste des radiés sur une période: Module MAIRIE Élèves/Édition/Édition de listes/Liste des élèves par activité périscolaire.

Suivi de la saisie des nouveaux élèves: Menu orange/École/Suivi/Sélectionner l’année en cours.

Affectation des élèves à des classes ou des groupes d'enseignement - Changement de classe: Menu bleu/Élèves/Répartition/Gestion individuelle.

* Édition de listes diverses: Listes simples d’élèves, listes avec des cases à cocher, liste des personnes à contacter en cas d'urgence pour les sorties scolaires...
Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir liste dans le menu déroulant.

Édition de certificat individuel de scolarité: Menu vert/Gestion courante/Édition/Éditer individuellement un document administratif/Certificat de scolarité.

Édition de certificat individuel de radiation: Menu vert/Gestion courante/Édition/Éditer individuellement un document administratif/Certificat de radiation.

Vérification des erreurs éventuelles: Vérification sur la base grâce aux documents repères pour une base opérationnelle. Cinq critères sont à vérifier.

Extraire des données en vue de faire des étiquettes ou du publipostage: Menu vert/Gestion courante/Extraction/Extraire un fichier contenant l'ensemble des élèves de votre école/Cocher identité de l’élève.

Calcul de l’état des effectifs réels de l’école: Réalisé à la demande de l’IEN ou de l’IA.
Menu orange/École/Suivre les effectifs/Nouveau/Sélectionner demande de l’IEN ou de l’IA/OUI.

Avant la rentrée

À réaliser dans les jours qui précèdent la rentrée, jusqu’à la veille de la rentrée, dernier délai.

Mise à jour de la carte d'identité de l'école: Menu orange/École/Modifier/Visualiser la carte d'identité de l'école.

Duplication/modification/création des classes et des enseignants: Menu orange/École/Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école.

Admission acceptée des nouveaux élèves arrivés dans l’été

Récupération des radiés ou « admis définitifs quittant l’école »: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions/Chercher/Autre/Continuer la recherche.

Admission des inscrits par la mairie: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion collective des admissions OU Gestion individuelle des admissions.

Admission directe par le directeur: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions.

Autres commandes

Modification ou suppression des admissions en trop: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions/Annuler une admission.

Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école: Menu orange/École/Suivi.

Répartition dans les classes des derniers élèves arrivés durant l’été: Menu bleu/Élèves/Répartition/Gestion individuelle des répartitions.

Revenir sur une décision de passage: Pour un élève qui a bénéficié d’une décision d’orientation tardive, pour celui qui ne quitte plus l’école ou pour celui pour lequel le départ n’était pas prévu en juillet.
Menu bleu/Élèves/Passage/Enregistrer/Mettre à jour une décision de passage.

Édition des listes simples ou détaillées des élèves

Répartition dans les classes pour l’affichage de rentrée.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Liste des élèves répartis dans les classes.

* Extraire le fichier des élèves de chacune des classes

Par exemple, extraire les données des TPS et PS afin de préparer les étiquettes autocollantes des premiers jours.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Extraction sous le pdf.

Le jour de la rentrée

Enregistrement des admissions définitives des nouveaux élèves.: Seuls les nouveaux élèves, physiquement présents, peuvent être admis définitivement. L’admission définitive est un constat de présence. Mais il ne faut admettre l'élève définitivement que lorsqu'on est sûr des 5 critères nécessaires à l'attribution de l'INE. (nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe).
Menu bleu/Élèves/Admission/Enregistrement des admissions définitives.

Radiation des élèves qui ont quitté l’école: Menu bleu/Élèves/Radiation.

* Édition des listes d'élèves: Listes simples d’élèves OU Listes avec des cases à cocher.
Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir liste dans le menu déroulant.

* Copie des fiches de renseignements vierges: À destination des nouvelles familles.
Menu vert/Gestion courante/Édition/Éditer des fiches de renseignements vierges ou pré-initialisées.

* Édition des fiches de renseignements pré-initialisées: Pour les élèves fréquentant l'école l'année précédente et pour une mise à jour par les familles.
Menu vert/Gestion courante/Édition/Éditer des fiches de renseignements vierges ou pré-initialisées.

Septembre

Suivi des attributions d’INE pour les élèves: Faire un signalement à GL Contact en cas d’attente d’INE supérieure à une semaine.
Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Liste de suivi des attributions d’INE.

* Suivi du retour des fiches de renseignement: Menu vert/Gestion courante/Édition/Suivre le retour des fiches de renseignements.

Mise à jour individuelle des dossiers des élèves: Menu vert/Gestion courante/Élèves/Chercher/Cliquer sur le nom/Modifier.

Renseignement collectif du dossier scolaire de l’élève: Par exemple, la langue étudiée.
Menu bleu/Élèves/Scolarité/Gestion collective du dossier scolaire.

Édition de certificat individuel de scolarité à la demande des familles: Menu vert/Gestion courante/Édition/Éditer individuellement un document administratif/Certificat de scolarité.

* Édition de la liste des élèves par activité périscolaire: Pour les élèves utilisant les services de cantine, garderie, étude et ramassage scolaire.
Module MAIRIE Élèves/Édition/Édition de listes/Liste des élèves par activité périscolaire.

* Édition des listes des personnes à contacter en cas d'urgence: Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir liste dans le menu déroulant.

* Édition des listes des personnes autorisées à prendre l'enfant en charge à la sortie: Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir liste dans le menu déroulant.

Édition des listes d'élèves aux services de la PMI/aux services du centre médico-social: Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir liste dans le menu déroulant.

Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école: Menu orange/École/Suivi.

Vérification des erreurs éventuelles: À réaliser sur la base grâce aux documents repères pour une base opérationnelle. Cinq critères sont à vérifier.

Calcul de l'état des effectifs réels de l'école à la demande de l’IEN ou de l’IA: Menu orange/École/Suivre les effectifs/Nouveau.

Gestion des responsables

Vérification de leurs rattachements et mises à jour de leur adresse pour affiner la préparation des listes électorales.
Menu vert/Gestion courante/Élèves/Chercher/Cliquer sur le nom/Onglet responsables/Modifier.

Créer un responsable

Supprimer un responsable

Octobre et novembre

Édition de la liste électorale du bureau de vote: Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir la liste dans le menu déroulant.

Édition de la liste électorale pour les associations de parents: Menu vert/Gestion courante/Édition/Édition de listes/Choisir la liste dans le menu déroulant.

* Extraire des données en vue de faire des étiquettes ou du publipostage pour les élections: Menu vert/Gestion courante/Extraction/Extraire un fichier contenant l'ensemble des élèves de votre école/Cocher responsables

Effectuer des prévisions d’effectifs pour l’année suivante: Menu orange/École/Effectuer des prévisions des effectifs pour la rentrée scolaire N+1.

À partir de mars

Au début de la nouvelle campagne d’inscription scolaire en Mairie pour l’année scolaire suivante, si la Mairie renseigne base-élèves. Pour éviter les doublons d’élèves ou de responsables sur la commune, le directeur peut conseiller à la personne chargée de la saisie la lecture des pas à pas destinés aux Mairies.

Pour débuter avec l'application

Inscription d’un élève dans une école de la commune

Mai et juin : la préparation de l’année scolaire à venir

Un élève dont les parents signalent qu’il quittera l’école à l’issue de l’année scolaire en cours doit faire l’objet d’une radiation par le menu Passage en précisant simplement qu’il quitte l’école.

Cette procédure permet d’éliminer de suite les élèves concernés des listes de l'année scolaire à venir. Par le menu Radiation classique, il faudra attendre la date d’effet du jour de la rentrée pour constater la disparition de ces élèves de l’école.

Passages des élèves

La gestion collective doit être faite avant le 15 juin pour toutes les écoles de Gironde. Il est toujours possible de revenir sur une décision de passage par la suite.

Vérifications avant de commencer les passages: Nécessaire avant de passer à la gestion collective des passages.

Gestion collective de l'enregistrement des passages: Toujours commencer par un traitement collectif des passages.
Menu bleu/Élèves/Passage/Enregistrer globalement des décisions de passage.

Revenir sur une décision de passage: Menu bleu/Élèves/Passage/Enregistrer/Mettre à jour une décision de passage.

Radier un élève suite au passage: NE PAS PASSER PAR LE MENU RADIATION : cocher la case Quittant l’école située à côté de la décision de passage.

Éditer des listes suite à passage: Menu bleu/Élèves/Passage/Éditer des listes.

Admission acceptée des nouveaux élèves pour l’année scolaire à venir

Si le certificat de radiation de l’école précédente est un certificat base élèves, ne surtout pas créer de nouvelle fiche.

Récupération des « admis définitifs quittant l’école »: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions/Chercher/Autre/Continuer la recherche.

Admission des inscrits par la mairie: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion collective des admissions OU Gestion individuelle des admissions.

Admission directe par le directeur: Menu bleu/Élèves/Admission/Gestion individuelle des admissions.

Autres commandes

Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école: Menu orange/École/Suivi.

* Éditer la liste simple ou détaillée des élèves non-répartis: Pour l'année scolaire à venir.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Liste des élèves non répartis.

* Éditer la liste simple des élèves par niveaux: En prévision de la constitution des classes.

* Extraire le fichier des élèves de l’école: Pour l'année scolaire à venir.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Liste des élèves non répartis/Extraction en dessous du pdf de la liste.

Dupliquer, créer, ou modifier les classes: Pour l'année scolaire à venir.
Menu orange/École/Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école.

Répartir les élèves dans les classes: Pour l'année scolaire à venir.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Affectation permanente à une classe.

Édition des listes simples ou détaillées des élèves répartis dans les classes: Pour l'année scolaire à venir.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Liste des élèves répartis/Chercher/Sélectionnerl'année.

* Extraire le fichier des élèves de chacune des classes: Pour l'année scolaire à venir.
Menu bleu/Élèves/Répartition/Édition de liste d'élèves/Sélectionner l'année/Chercher/Extraction sous le pdf.

Chaque fois que nécessaire

Changer son mot de passe de connexion: Quand le directeur change ou quand il y a le moindre souci pour ce mot de passe.
Sur la page d’accueil de l’application, avant de se connecter.

Pour les collègues concernés et intéressés, voici quelques documents produits par des ATICE d'autres départements qui pourront peut-être vous aider. Merci aux auteurs pour leur contribution.